Сортування, фільтрація, та пошук даних в таблицях бази даних Microsoft Access
Теоретичний мінімум

Сортування даних
Як і в таблицях текстового та табличного процесорів, дані в таблицях баз даних можна сортувати. За замовчуванням дані в таблиці Access сортуються за зростанням значень по ключовому полю.
Для зміни сортування слід виконати таку послідовність дій:

    • Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати .
    • Установити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів .
    • Виконати Основне ⇒ Сортування і фільтр ⇒ За зростанням (За спаданням) .
Для пошуку потрібних даних слід:
    • Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук
    • Відкрити таблицю, у якій здійснюватиметься пошук
    • Виконати Основне ⇒ Пошук ⇒Знайти
    • У вікні Пошук і заміна на вкладці Знайти в полі Знайти ввести зразок даних, за яким буде здійснено пошук
    • Вибрати у списку Пошук у область пошуку: у поточному полі або в поточному документі (таблиці)
    • Встановити у списку Зіставити одне із значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля
    • Встановити у списку Пошук один з напрямів пошуку: Усі, Угору, Вниз
    • Встановити за потреби відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру (великі чи малі літери) та пошуку з використанням шаблонів уведення (Шукати поля як форматовані)
    • Вибрати кнопку Знайти далі

Фільтрування даних
Для відбору записів, дані в яких відповідають певним умовам, використовують фільтри подібно до використання фільтрів у табличному процесорі Для фільтрування даних використовують елементи керування групи Сортування й фільтр вкладки Основне. Наприклад, для знаходження записів про країни, у яких державний устрій монархія або конституційна монархія, слід виконати таку послідовність дій:

    1. Зробити поточним поле, за даними якого буде здійснено фільтрування
    2. Вибрати кнопку Фільтр - групи елементів керування Сортування й фільтр вкладки Основне або кнопку - справа від імені поля
    3. Встановити (зняти зайві) у списку позначки прапорців біля одного або кількох значень, які відповідають умові фільтрування
    4. Натиснути ОК
Для відміни фільтрування потрібно вибрати підсвічену іншим кольором кнопку, вкладки Основне, групи Сортування та фільтр
-
Для застосування фільтра відповідно до виділеного фрагменту даних слід виконати таку послідовність дій:
    1. Виділити фрагмент даних в одному з полів, за яким буде здійснено фільтрування
    2. Відкрити список кнопки Виділення групи елементів керування Сортування й фільтр вкладки Основне
    3. Вибрати у списку одну з умов застосування виділеного фрагмента для фільтрування даних
Для відмови від використання фільтра в певному полі слід вибрати кнопку справа від імені поля та у списку фільтрування вибрати кнопку Видалити фільтр - або поставити позначку прапорця Виділити все
Для знищення всіх фільтрів потрібно виконати Основне ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Додатково ⇒ Очистити всі фільтри

Виконання лабораторно-практичної роботи

Завдання 1

  1. Завантажити архів вправа 3.4, що містить файл бази даних (місце розташування задає викладач)
  2. Розархівувати на робочий стіл свого ПК (відомості про архів задає викладач)
  3. Запустити файл бази даних Access
  4. Увімкнути повний вміст бази даних
  5. Визначити, які перші три учні мають найвищий середній бал
    Для цього:
    • Відобразити вміст таблиці Підсумкові оцінки (натиснути 2ЛКМ на імені таблиці в Області переходів)
    • Здійснити сортування даних за спаданням по полю Середній бал.
      Для цього:
      • Зробити поточним поле Середній бал
      • Виконати Основне ⇒ Сортування і фільтр ⇒ За спаданням
  6. Записати в зошит прізвища перших трьох учнів у списку
  7. Відмінити сортування, виконавши Основне ⇒ Сортування і фільтр ⇒Видалити сортування
  8. Використовуючи пошук, визначити, чи має хтось з учнів низький рівень навчальних досягнень з якогось з предметів.
    Для цього:
    • Відкрити вікно Пошук і заміна, та виконати Основне ⇒ Пошук ⇒Знайти
    • Вказати такі значення властивостей пошуку:
      • у полі Знайти — 1;
      • у полі зі списком Пошук у — Поточний документ;
      • у полі зі списком Зіставити — Усе поле
    • Вибрати кнопку Знайти далі, та визначити, чи було знайдено записи, що відповідають умовам пошуку, якщо так, то скільки.
      Записати результат пошуку в зошит
    • Повторити пошук для оцінок 2 та 3
  9. Для виставлення оцінок у додаток атестата про загальну середню освіту потрібно перевести в таблиці бази даних скорочений запис про оцінку «зарах» у повний — «зараховано»
    Для цього:
    • Відкрити вікно Пошук і заміна, виконавши Основне ⇒ Пошук ⇒Замінити
    • Вказати такі значення властивостей заміни:
      • у полі Знайти — зарах;
      • у полі Замінити на — зараховано;
      • у полі зі списком Пошук у — Поточний документ;
      • у полі зі списком Зіставити — Усе поле
    • Здійснити заміну, вибравши кнопку Замінити все, та визначте, скільки замін було здійснено (результат записати в зошит)
  10. Використовуючи фільтр, визначити, скільки дівчат з іменем Юлія є у класі
    Для цього:
    • Відкрити список команд у заголовку поля Ім’я вибором кнопки -
    • Залишити позначку прапорця тільки біля значення Юлія
    • Вибрати кнопку ОК
    • Визначити кількість записів, що відповідають умовам фільтру
    • Відмінити фільтр, вибравши кнопку Видалення фільтра з Ім’я -
  11. Знайти прізвища учнів (учениць), що мають високий рівень навчальних досягнень з інформатики
    Для цього:
    • Відкрити список команд у заголовку поля Інформатика вибором кнопки -
    • Вибрати у списку команду Фільтри чисел, а в її списку команду Між
    • Ввести у вікні Діапазон чисел у поле Від значення 10, а у поле До — 12
    • Натиснути кнопку ОК
    • Визначити кількість записів, що відповідають умовам фільтру (записати в зошит)
    • Відмінити фільтр, вибравши кнопку Видалення фільтра з Інформатика
  12. Закрити вікно програми без збереження змін


Завдання 2

  1. Завантажити архів вправа 3.4.1 ..Країни, що містить файл бази даних (місце розташування задає викладач)
  2. Розархівувати на робочий стіл свого ПК (відомості про архів задає викладач)
  3. Запустити файл бази даних Access
  4. Увімкнути повний вміст бази даних
  5. Відкрити таблицю Країни та виконати сортування даних:
    • за даними поля Кількість населення за спаданням.
      Визначити п’ять країн з найбільшою кількістю населення
      Визначити, яке місце займає Україна у світі за кількістю населення
      Результат записати в зошит (в текстовий документ ПК, чи зафіксувати збереженим скриншотом)
    • за даними полів Кількість населення та Частина світу для визначення країн, що мають найбільшу кількість населення в кожній частині світу
      Визначити, у якій послідовності слід виконувати сортування для швидкого знаходження вказаних значень Для якого поля (полів) слід виконати сортування за зростанням, а для якого (яких) — за спаданням?
      Зберегти базу даних
    • За даними полів Державний устрій і Частина світу для визначення кількості країн, що мають державний устрій президентська республіка в кожній частині світу
      Визначити, у якій послідовності слід виконувати сортування для швидкого знаходження вказаних значень Для якого поля (полів) слід виконати сортування за зростанням, а для якого (яких) — за спаданням?
      Зберегти базу даних, та продемострувати виконане завдання викладачу


Завдання 3

  1. Завантажити архів вправа 3.4.2 ..Країни, що містить файл бази даних (місце розташування задає викладач)
  2. Розархівувати на робочий стіл свого ПК (відомості про архів задає викладач)
  3. Запустити файл бази даних Access
  4. Увімкнути повний вміст бази даних
  5. Відкрити таблицю Країни та виконати пошук і заміну даних:
    • Знайти країни, у яких грошовою одиницею є:
      • крузадо
      • кетсаль
      • золота кордоба
      • долар (здійснити пошук у будь-якій частині поля)
    • Результат записати в зошит (в текстовий документ ПК, чи зафіксувати збереженим скриншотами)
    • Виконати заміну значення Північна Америка на Америка
      Описати в зошиті послідовність здійснення такої заміни
  6. Зберегти базу даних, та продемострувати виконане завдання викладачу


Завдання 4

  1. Завантажити архів вправа 3.4.3 ..Країни, що містить файл бази даних (місце розташування задає викладач)
  2. Розархівувати на робочий стіл свого ПК (відомості про архів задає викладач)
  3. Запустити файл бази даних Access
  4. Увімкнути повний вміст бази даних
  5. Відкрити таблицю Країни
  6. Знайти країни, назви яких починаються з літер від В до Д
    Використати під час пошуку символи узагальнення
    Скільки таких країн знайдено? (записати в зошит (в текстовий документ ПК, чи зафіксувати збереженим скриншотами))
  7. Повідомити викладача про виконання завдання


Завдання 5

  1. Завантажити архів вправа 3.4.4 ..Країни, що містить файл бази даних (місце розташування задає викладач)
  2. Розархівувати на робочий стіл свого ПК (відомості про архів задає викладач)
  3. Запустити файл бази даних Access
  4. Увімкнути повний вміст бази даних
  5. Відкрити таблицю Географічні та фізичні карти , та виконайте фільтрування даних:
    • відмінити за потреби усі фільтри
    • вибрати карти України з масштабом перегляду М1:2 100 000 і ціною понад 20 грн.
      Скільки таких карт знайдено? (записати в зошит, зробити скриншот, та зберегти його) Зберегти базу даних, та закрити її
    • відмінити за потреби усі фільтри
    • вибрати усі карти, крім карт з даними про Україну і ціною від 5 до 40 грн.
      Скільки таких карт знайдено? (записати в зошит, зробити скриншот, та зберегти його) Зберегти базу даних, та закрити її
  6. Повідомити викладача про виконання завдання


    Контрольні запитання:
    1. Які існують способи впорядкувати записи бази даних?
    2. Як упорядковуються записи за значенням одного поля?
    3. Що називають фільтруванням записів?
    4. Як відфільтрувати записи за виділенням?