Людина в процесі інформаційної діяльності збирає й накопичує відомості про навколишній світ. До появи обчислювальної техніки вся інформація зберігалася звичайно в письмовому або друкованому виді. Однак чим більше були обсяги інформації, з якими приходилось оперувати людині, тим гостріше вставало питання збереження інформації та її обробки.
Однієї з важливих інформаційних процедур є організація зберігання інформації з метою швидкого пошуку необхідних даних. Для цього вся збережена в комп'ютері інформація повинна бути розсортована за рядом ознак. Будь-яка зміна інформації повинна миттєво враховуватися.
Інформація, збережена в комп'ютері й об'єднана у взаємозалежну сукупність за рядом ознак, називається базою даних (БД). Або іншими словами, база даних – це сукупність даних, що організовані за певними правилами, які встановлюють загальні принципи опису, зберігання та маніпулювання даними. Зберігання інформації у вигляді бази даних полегшує доступ до неї, пошук та вилучення потрібних фрагментів.
Кожна база даних містить інформацію про певний клас об'єктів. Сукупність таких об'єктів називається предметною областю бази даних (наприклад, сукупність даних про працівників фірми, відомості про вироби на складі, відомості про транспортні засоби автопідприємства тощо). Інформація про об'єкти предметної сфери, подана в різних документах, утворює модель предметної області (картки обліку кадрів, картки складського обліку, накладні, журнали обліку транспортних засобів тощо).

За способом встановлення зв’язків між даними розрізняють реляційні, ієрархічні, мережні моделі даних.

Ієрархічна модель даних представляє собою сукупність елементів, пов’язаних між собою за певними правилами.
Часто об'єкти перебувають у відношеннях, що називають ієрархічними:

• відношення «частина — ціле» (наприклад, адміністративна область складається з районів, сільських і міських рад, населених пунктів та тощо);
• видове відношення (наприклад, будинки бувають житлові, виробничі тощо);
• відношення підпорядкованості (наприклад, начальник - підлеглий).

Об'єкти, що перебувають в ієрархічних відношеннях, утворюють дерево «орієнтований граф», у якого є тільки одна вершина, не підлегла жодній іншій вершині (цю вершину називають коренем дерева); будь-яка інша вершина графа підлегла лише одній іншій вершині.

---

 

У мережній моделі даних поняття головних і підлеглих об'єктів дещо розширені. Будь який об'єкт може бути і головним, і підлеглим (у мережній моделі головний об'єкт позначається терміном «власник набору», а підлеглий — терміном «член набору»). Той самий об'єкт може одночасно виконувати і роль власника, і роль члена набору. Це означає, що кожний об'єкт може брати участь у будь-якій кількості взаємозв'язків.
Відмінністю мережевої моделі від ієрархічної є те, що кожен елемент в мережевій моделі може бути пов’язаним з будь-яким іншим елементом.

---

 

Реляційна модель даних, була запропонована Е.Коддом, відомим дослідником в галузі баз даних, в 1969 році, коли він був співробітником фірми IBM. Вперше основні концепції цієї моделі були опубліковані в 1970 році. Реляційна база даних представляє собою місце зберігання даних, організованих у вигляді двовимірних таблиць.

Подання інформації у вигляді таблиці, що складається із заданих колонок, які розташовуються у певному порядку зліва направо, називається відношенням. Звідси і назва моделі — реляційна (relation). У ній стовпці називаються полями, а рядки — записами.
Запис — це сукупність логічно пов'язаних різнотипних полів, а поле — елементарна одиниця структури бази даних.

Характеристиками поля є ім'я, тип, формат.

Робота з базою даних має кілька основних етапів.

Побудова моделі даних предметної області, внаслідок чого на підставі основних її документів розробляється інформаційно-логічна модель даних.
Визначення структури бази даних, коли на підставі розробленої інформаційно-логічної моделі проектується структура таблиць відповідно до атрибутів різних документів, тобто визначається склад полів таблиць.
Конструювання таблиць, внаслідок чого спроектовані таблиці створюються за допомогою системи управління базами даних.
Створення схеми зв'язків між таблицями на підставі розробленої на першому етапі інформаційно-логічної моделі бази даних.
Введення даних до таблиць (завантаження бази даних) на підставі даних документів-джерел; під час уведення даних може виникнути необхідність модифікувати таблицю (змінити склад полів, тип, формат даних).
Ведення бази даних, що передбачає виконання операцій для підтримання бази даних в актуальному стані, тобто:
• доповнення БД новими таблицями у зв'язку з появою нових документів;
• вилучення таблиць, якщо вони зайві;
• зміна записів, тобто корегування даних у разі потреби.

Система управління базами даних (СУБД) - це спеціальний пакет програм, які забезпечують створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами. Роботу з системами управління базами даних розглянемо на прикладі СУБД MS Access.
СУБД MS Access є системою реляційного типу.
СУБД MS Access орієнтована на роботу з таблицями баз даних, формами, запитами, звітами, сторінками, макросами, модулями, що зберігаються в одному файлі.

Таблиці баз даних створюються для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної області
Форми призначені для введення, перегляду та корегування взаємопов'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа.
Запити створюються для вибору потрібних даних з однієї або кількох взаємопов'язаних таблиць Запит дає змогу також відновити, вилучити або додати дані в таблицю чи на підставі вже існуючих таблиць створити нові.
Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друк.
Сторінки для створення Web-сторінок спеціального типу, що забезпечують перегляд і роботу з БД з Інтернету (у версіях 2000 і вище).
Макроси містять опис дій, які мають бути виконаними у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою.
Модулі містять програми, складені мовою Visual Basic, які користувач розробляє для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків.

---

 

Контрольні запитання

1. Дати характеристику ієрархічній моделі бази даних. Навести приклади
2. Дати характеристику мережній моделі бази даних. Навести приклади
3. Дати характеристику реляційній моделі бази даних. Навести приклади
4. Що є характеристиками поля в реляційній базв даних?
5. Стан чого відображає база даних?
6. Що таке предметна область?
7. Навести приклади предметних областей
8. Система управління базами даних це...
9. Назвати основні етапи роботи з базою даних
10. СУБД MS Access орієнтована на роботу з...

---

 

У склад Microsoft Office Access входить набір ефективних засобів, які дозволяють швидко організувати відстеження, звітність і спільний доступ до даних. Завдяки новим можливостям інтерактивної розробки, бібліотеці готових шаблонів і підтримці різноманітних джерел даних, включаючи Microsoft SQL Server, за допомогою MS Access можна швидко створювати зручні спеціалізовані додатки.
У MS Access можна створювати веб-бази даних та публікувати їх на сайтах SharePoint (розширює можливості співпраці за допомогою динамічних сайтів). Користувачі сайту SharePoint можуть працювати з додатком бази даних через браузер на основі дозволів SharePoint, що визначають доступ до тих чи інших об‘єктів. Також можна використовувати шаблони, які надають можливість приступити до сумісної роботи негайно.
У складі MS Access є набір готових додатків для обліку даних у вигляді шаблонів. Їх можна використати або доопрацювати з урахуванням власних задач.

Користувацький інтерфейс MS Access подібний до інших додатків MS Office. Основними компонентами інтерфейсу користувача в додатку MS Access є:

• стрічка – широка смуга, розташована у верхній частині вікна додатку, яка містить вкладки з групами команд;
• подання Backstage - набір команд, які відображаються на вкладці Файл стрічки;
• область переходів – область у лівій частині вікна MS Access, яка дає змогу працювати з об’єктами бази даних.

У MS Access основними вкладками стрічки є вкладки — Файл, Основне (Головна), Створити, Зовнішні дані, Знаряддя бази даних.

Подання Backstage, що вперше з‘явилося у MS Access 2010 містить команди, що застосовуються до всієї бази даних. Команди розташовуються у вкладках лівої частини екрану, причому кожна з вкладок містить набір пов‘язаних команд або посилань. Наприклад, при натисканні кнопки Створити з‘являється набір кнопок, що дозволяє створити базу даних з початку або на базі одного з готових шаблонів. Крім того, в цьому представленні виводиться список баз даних, що недавно використовувались та (при під‘єднанні до Інтернету) посилання на статті на сайті office.com.

Область переходів допомагає впорядкувати об'єкти бази даних. Вона також використовується для відкриття або змінення макета об'єктів бази даних. Область переходів можна використовувати для впорядкування об‘єктів за типами, датою створення, датою зміни, а також в користувацьких групах.

В MS Access можна використовувати такі способи створення бази даних:

• створення нової пустої бази даних;
• створення бази даних на основі шаблону (локально встановлені шаблони);
• створення бази даних на основі шаблону з сайту Office.com (потрібно підключення до Інтернету)

Створений файл бази даних буде мати розширення *.accdb.

---

 

Створення нової пустої бази даних.
Для створення нової пустої бази даних потрібно:

1. Запустити програму MS Access (Пуск - Всі програми - Microsoft Office Access 20..);
2. У відкритому поданні Backstage,та у розділі Наявні шаблони потрібно вибрати пункт Пуста база даних;
3. У вікні створення пустої бази даних виконати:
3.1. Вказати ім'я бази даних
3.2. Обрати місце, де буде здережено базу даних (це повинна бути окрема папка з файлами такого типу, або ж папка Робочий стіл (по завершенню створення, файл переноситься у потрібне місце))
3.3. натиснути кнопку Створити

Буде створено нову базу даних і відкрито нову таблицю у вікні табличного подання даних.

---

 

Створення нової бази даних на основі шаблону Office.com.
До складу додатку MS Access входять певні шаблони бази даних. Крім того, можна завантажити додаткові шаблони з веб-сайту Office.com.
Шаблон Access – це готова база даних, яка складається з професійно розроблених таблиць, форм та звітів. Шаблони – це зручна основа для створення нової бази даних.
Для створення бази даних на основі шаблону потрібно виконати такі дії:

• запустити програму MS Access
• у поданні Backstage обрати потрібний шаблон (натиснути на ньому ЛКМ)
• надати ім'я, та вказати місце збереження файлу
• дочекатись завантаження, та підготовки шаблону
• редагувати завантажений шаблон
.

Програма MS Access створила нову базу даних на основі шаблону та відкриє її в поданні Таблиці

---

 

Створення нової бази даних на основі локально встановленого шаблону
Як вже було сказано, до складу додатку MS Access входять певні шаблони бази даних, що доступні відразу після його встановлення на ПК.
Щоб скр=ористатися ними потрібно:

1. Запустити програму MS Access (Пуск - Всі програми - Microsoft Office Access 20..);
2. У відкритому поданні Backstage,та у розділі Наявні шаблони потрібно вибрати пункт Пуста база даних;
3. У вікні створення пустої бази даних виконати:
3.1. Вказати ім'я бази даних
3.2. Обрати місце, де буде здережено базу даних (це повинна бути окрема папка з файлами такого типу, або ж папка Робочий стіл (по завершенню створення, файл переноситься у потрібне місце))
3.3. натиснути кнопку Створити

4. Перейти на вкладку Створення, та розкрити групу Частини програми, для вибору шаблону:

---

 

Контрольні запитання

1. Описати користувацький інтерфейс MS Access
2. Яке призначення Backstage
3. Описати, як створити нову пусту базу даних
4. Описати, як створити нову базу даних на основі шаблону
5. Описати, як створити нову базу даних на основі шаблону з сайту Office.com

---

 

У базі даних інформація зберігається у таблицях.
Таблиця – це об’єкт бази даних, який використовується для збереження певних даних, наприклад відомостей про працівників, товари, послуги, ...
Таблиця складається з записів і полів.
Кожний запис містить дані про один екземпляр предмета таблиці, наприклад дані про одиницю товару (...). Запис також зазвичай називають рядком.
Кожне поле містить дані про один аспект предмета таблиці, наприклад ім’я або адресу проживання. Поле також зазвичай називають стовпцем або атрибутом.
Запис складається зі значень полів.
База даних може складатися з багатьох таблиць, у кожній із яких зберігаються дані про окремий предмет. Кожна таблиця може містити багато полів із різними типами даних (наприклад, текст, числа, дати та гіперпосилання).

При створенні таблиці спочатку визначають її структуру, тобто поля, їх назви, вказують тип даних в них, та їх властивості.
В залежності від того, які дані повинні містити поля, вони можуть бути таких типів:

Текстове (Короткий текст). У таких полях зберігаються дані, які не приймають участь в обчисленнях. Ними можуть бути імена, адреси, описи, а також числові дані, які не використовуються в обчисленнях (номера телефонів, документів, поштові індекси, тощо).
Довжина текстового поля не повинна перевищувати 255 символів. За замовчуванням довжина текстового поля становить 50 символів. Якщо значення має довжину, яка перевищує 255 символів, то слід використовувати поле МЕМО.

Поле МЕМО (Догий текст). У полі МЕМО може міститися текст довільної довжини (від 0 до 65535 символів).
Це поле зручне ще тим, що під нього відводиться пам’яті рівно стільки, скільки займає текст.

Число. Числові поля містять числові значення, що використовуються в обчисленнях. Ці числові значення можуть бути цілими та дробовими, із звичайною та подвійною точністю.

Дата й час. Це поле використовується для зберігання значень дати, часу або обох цих величин одночасно.

Грошова одиниця. Таке поле містить числові дані, що виражають грошові суми. Формат цього поля залежить від вибору національних стандартів (Пуск – Панель керування – Мова та регіональні стандарти).

Автонумерація (Лічильник). Це поле використовується для зберігання цілих числових значень, які MS Access автоматично збільшує на одиницю при переході до нового запису.

Так/ Ні (Логічний). Це поле містить одне із двох значень ”Істинно” або ”Хибно”. У таблицях це поле відмічається галочкою.

Поле OLE. Це поле може містити растрові або векторні рисунки, ділову графіку (наприклад, із MS Word чи MS Excel) та інші об’єкти, що можуть бути розміщені в ОLE-контейнері.

Гіперпосилання. У такому полі знаходиться гіперпосилання, що вказує на ресурси локального комп’ютера або ресурси, що знаходяться у мережі Internet.

Майстер підстановок. Це поле використовується у випадку, якщо у ньому міститься деякий фіксований набір значень або значення із деякої таблиці, яку називають довідниковою (або підстановочною).

Вкладення. Цей тип даних дозволяє зберігати документи і двійкові файли будь-яких типів в базі даних. Щоб зменшити загальний об'єм даних, що зберігаються, вкладення автоматично стискуються, якщо це можливе. Цей тип даних використовується, наприклад, якщо треба вкласти в запис документ MS Word або зберегти в базі даних набір цифрових зображень. У одному записі можна зберігати декілька вкладень.

Крім типу, кожне поле таблиці має і певні властивості.
Властивості полів залежать від їх типу.
Основні властивості полів:

Розмір поля. Для числових полів розмір поля визначає діапазон значень або точність представлення даних у цьому полі. Для текстових полів розмір поля визначає максимальну кількість символів, яку може містити дане поле.

Формат поля. Ця властивість дозволяє вказати формат чисел, грошових сум, дати і часу при виведені на екран та принтер. Наприклад, для поля ”Вартість” доцільно вказати грошовий формат (?).

Кількість знаків після коми. Встановлюється для числових полів та полів, у яких відображаються грошові суми.

Значення за замовченням. Це значення буде заноситись у відповідне поле для кожного нового запису, що вноситься у таблицю.

Обов‘язково. Якщо поле володіє цією властивістю, то кожен запис, який не містить даних у даному полі у таблицю занесений не буде.

Індексовано. Сортування по полях, які володіють цією властивістю відбувається швидше, ніж по звичайних полях.

Правильно сконструйована таблиця повинна мати ключове поле.
Ключове поле гарантує унікальність (не повторюваність) записів таблиці, а отже, не допускає неоднозначності.
Ключове поле може бути числового, текстового типу або лічильником (в останньому випадку MS Access автоматично буде заповнювати це поле).
Якщо ж ключове поле не є лічильником, то користувач сам повинен слідкувати за унікальністю значень цього поля.
Можна виділити два типи ключових полів: простий ключ та складений.
Якщо ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів – складеним.

Програма MS Access 20 накладає на таблицю певні обмеження, що подані в таблиці.

Структуру (або макет) таблиці створюють за допомогою:

подання Конструктор;
подання Таблиці;
шляхом імпорту таблиць із зовнішнього файлу (наприклад, електронна таблиця Excel)
із застосуванням Майстра створення таблиць

Дані в таблицю вводять в поданні Таблиця.

Перемиканням між Конструктором та поданням Таблиці здійснюється:
1. натиснувши ПКМ на ярлику відкритої таблиці

2. при відкритій таблиці, вкладка Конструктор - група Подання
3. при відкритій таблиці, вкладка Оновне - група Подання
4. в області переходів, натиснути ПКМ на готовій таблиці

При створення таблиці, в поданні Конструктор, вказати:

1. ім'я (назву) поля
2. тип даних полів (за умочуванням обирається Короткий текст)
3. властивості полів
4. описи полів (необов'яково)

Тип даних вибирається зі списку, що розкривається при клацанні на кнопці прихованих списків, що з’являється при активізації відповідного поля.

Для створення ключового поля потрібно:

в режимі Конструктора таблиці виділити поле, та на стрічці натиснути кнопку Ключове поле
в режимі Конструктора таблиці натиснути ПКМ по полю, та обрати Ключове поле

!! Якщо користувач не визначив ключове поле, то система автоматично, як ключове поле, використовує порядковий номер запису, вводячи додаткове поле типу Автонумерація.

Для створення таблиці за допомогою подання Таблиця потрібно:

Натиснути кнопку Таблиця у групі Таблиця вкладки Створити
У програмі MS Access створюється таблиця з вибраною коміркою Ідентифікатор, для якої вже вказано, що вона буде ключовим полем. За потреби це поле можна перейменувати, натиснувши на заголовку поля (слово Ідентифiкатор) 2ЛКМ, та ввести нове ім'я (слово Ідентифiкатор замінено на №з/п)
Натиснути на Клацніть щоб додати ЛКМ, та обрати Тип даних для поля
Перейменувати поле (Товар)

У MS Access об‘єкти бази даних можна відображати в документах із вкладками або за допомогою окремих вікон. Рекомендоване використання - інтерфейс файлів із вкладками може бути зручнішим. Підтримку документів із вкладками можна вимкнути або ввімкнути в діалоговому вікні Параметри Access, яке відкривається у вкладці Файл командою Параметри Access.
Перейти на вкладку Файл, та обрати в розділ Параметри. Далі в розділі Поточна база даних переглянути Параметри вікна документа. В залежності від потреби необхідно встановити або зняти прапорець Відображати вкладки документів.
Якщо прапорець знято, вкладки документів не відображатимуться.

У базі даних створеній за допомогою додатку MS Access версій 2007-2016 вкладки документів відображаються за замовчуванням. У базах даних, створених за допомогою MS Access попередніх версій, за замовчуванням використовується Накладання вікон.

 

Контрольні запитання

1. Яких типів поля можна створювати в базі даних MS Access?
2. Дати характеристику для типу поля Грошова одиниця
3. Дати характеристику для типу поля поле МЕМО
4. Вказати основні властивості полів
5. Яке поле називають ключем (ключовим полем)
6. Якими способами можна створити макет (стуктуру) таблиці
7. Які параметри потрібно задати для макету таблиці в режимі Конструктор

---

 

Незважаючи на те, що кожна таблиця містить дані про інший предмет (товари, консультанти, об’єми продаж), таблиці в базі даних зазвичай містять дані про взаємопов’язані предмети. Оскільки дані про різні предмети зберігаються в різних таблицях, то їх потрібно якимось чином пов'язати, щоб можна було об’єднати споріднені дані з окремих таблиць.
Щоб пов’язати дані, які зберігаються в різних таблицях, слід створити зв’язки.
Зв’язок – це логічне поєднання двох таблиць, яке вказує на спільні поля цих таблиць.
Поля, які являють собою складові зв’язку таблиць, називаються ключами.
Ключ зазвичай складається з одного поля, але може складатись і з кількох полів.
Типи ключів:

ПЕРВИННИЙ ключ.

Таблиця може мати тільки один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів – унікальних ідентифікаторів для кожного запису, який зберігається в таблиці.
Наприклад, існує таблиця Консультанти, у якій кожний консультант має унікальний ідентифікаційний номер. Поле ідентифікатора консультанта – це первинний ключ таблиці Консультанти.
Якщо первинний ключ містить кілька полів, він зазвичай складається з наявних полів, які разом утворюють унікальні значення.
Наприклад, у таблиці Об’єми продажів первинним ключем буде комбінація коду продажу та коду товару.
ЗОВНІШНІЙ ключ.
Таблиця також може мати один або кілька зовнішніх ключів. Зовнішній ключ містить значення, які відповідають значенням первинного ключа іншої таблиці.
Наприклад, таблиця Продаж товару, містить код консультанту, що відповідає запису в таблиці Консультанти. Поле код консультанта – це зовнішній ключ таблиці Продаж товару.
Тип зовнішнього ключового поля однієї таблиці обов’язково повинен співпадати із типом ключового поля іншої.

Види зв’язків між таблицями:

Зв’язок один до одного.
У цьому випадку одному запису із таблиці А відповідає один запис із таблиці В і навпаки одному запису із таблиці В відповідає один запис із таблиці А. Цей тип зв’язку використовують рідко, оскільки такі дані можуть бути розміщені в одній таблиці.
Зв’язок один до одного використовується для розбиття дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці із міркувань захисту інформації від несанкціонованого доступу, а також у випадку, коли друга таблиця є підмножиною записів для першої. Такий зв’язок створюється між ключовими полями двох таблиць.


Зв’язок один до багатьох.

У цьому випадку кожному запису із таблиці А може відповідати декілька записів із таблиці В і одному запису із таблиці В – лише один запис із таблиці А.
Цей вид зв’язку використовується найчастіше.
Зв’язок один до багатьох створюється між ключовим полем таблиці на стороні один і зовнішнім ключем на стороні багато

Зв’язок «багато до багатьох».

У цьому випадку одному запису із таблиці А може відповідати декілька записів із таблиці В і навпаки, одному запису із таблиці В – декілька записів із таблиці А. Такий зв’язок реалізується за допомогою третьої таблиці, зовнішній ключ якої складається по крайній мірі із двох полів, які є ключовими для таблиць А і В.

Або ж в одне замовлення може входити декілька товарів і один і той же товар входить в різні замовлення.

Для створення зв’язку між двома таблицями потрібно:

1. Переконатися, що закриті ВСІ талиці (або ж закрити їх)
2. Перейти на вкладку Знаряддя бази даних, та в групі Зв'язки натиснути кнопку Звязки
3. У вікні Відображення таблиці виділити назви таблиць, та натиснути кнопку Додати
4. Лівою кнопкою миші перетягти ключове поле однієї таблиці на ключове поле іншої.
5. У вікні Редагування зв‘язків відмітити галочкою ВСІ вказані поля, та натиснути кнопку Створити
6. Отримати:

Зв’язки між таблицями забезпечують так звану «цілісність даних». Це означає, що не можна вилучити запис із основної таблиці, якщо вона містить зв’язані записи в інших таблицях.
Крім цього, наявність зв’язку між двома таблицями виключає можливість появи записів-сиріт. Це означає, що при наявності зв’язку «один до багатьох» між двома таблицями у таблиці на стороні «багато» не може бути записів не зв’язаних із записами таблиці на стороні «один».

 

Контрольні запитання

1. Що таке зв’язок між таблицями?
2. Які поля називають ключами?
3. Назвати, які можливі типи зв'зків між таблицями
4. Що характерно для зв'язку «один до багатьох»?
5. Яка послідовність створення зв'язків між таблицями?

---

 

---

 

---

 

---

 

---