Створення бази даних у MS Excel

    Мета: отримати практичні навички створення та обробки табличних баз даних у MS Excel.
    Закріпити навички впорядковування даних в електронних таблицях

Теоретичний мінімум

Бази даних (списки) в Excel – це таблиці, рядки яких містять однорідну інформацію. Рядки таблиці називаються записами, а стовпці – полями запису. Стовпцям присвоюють унікальні імена полів, які заносяться у перший рядок бази даних (списку) – рядок заголовка.
Щоб бази даних (списки) працювали ефективно, вони повинні відповідати встановленим вимогам:

    Розмір і розташування списку:
      • на аркуші можна розташовувати будь-яку кількість списків;
      • між списком та іншими даними необхідно залишати щонайменше порожній рядок і порожній стовпець.
    Назви стовпців:
      • назви стовпців необхідно розміщувати в першому рядку; не об'єднувати комірки назв;
      • не фарбувати назви, їх досить виділити жирним шрифтом;
      • для розділення назв і даних використовувати кордони комірок, не залишати між ними порожні рядки або мальовані лінії.
    Зміст рядків і стовпців:
      • у стовпець вносити дані одного типу; кожен запис виводити в окремому рядку;
      • всередині бази даних не залишати порожніх рядків і стовпців; не допускати початкових і кінцевих пробілів;
      • якщо назва вулиці починається із цифри, наприклад, 12 Десантників, необхідно поставити перед цифрою апостроф.

Виконання лабораторно-практичної роботи
Завдання 1 Створення бази даних
  1. Перейти на робочий стіл, та створити книгу MS Excel (ПКМ - Створити - Акркуш MS Excel)
  2. Перейменувати створену книгу надавши ім'я База даних в MS Excel
  3. Створити таблицю за зразком:
    2
    (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)

  4. Встановити потрібні типи значень для кожного поля (стовпчика) бази даних:
      • поле B встановити тип даних – дата;
      • поле D, E, L – загальний;
      • поле F, G, J – числовий;
      • поле H, та I – текстовий.
  5. Виділити діапазон комірок B2:B40, встановити перевірку значень: вкладка Дані → група Знаряддя даних → Перевірка даних:
    2
    (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)


    6. Примітка.
      Існують такі способи введення даних у базу даних (список):
        • використання форми даних, яка автоматично створюється після визначення заголовка бази даних за допомогою команди ДАНІ → ФОРМА;
        • введення даних у БД набираючи текст у порожні комірки (безпосереднє введення даних);
        • використання майстра шаблонів для перетворення робочого листа Microsoft Excel у форму;
        • застосування VBA (Visual Basic for Appli cation) та ін.
  6. Виділити діапазон A2:L2 бази даних та виконати команду Панель швидкого запуску → ФОРМА
      (якщо, на панелі швидкого запуску НЕМАЄ потрібної кнопки, необхідно виконати: ПКМ на стрічці → Налаштування панелі швидкого запуску → Команди не на стрічці → знайти в лівому полі команду ФОРМА → виділивши, натиснути кнопку ДОДАТИ → натиснути ОК )
      2
      (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)


  7. Вести дані у відповідні поля:
    2
    (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)

  8. Вести дані у відповідні поля:
    2
    (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)

    9. Примітка.
      Звернути увагу! Неправильно введене значення в полі Дата укладання договору, і реакція програми на помилку:
      2
      (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)

  9. Виправити рік на 2017 (див. п.3), та натиснувши кнопку Додати отримати:
    2
    (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)

  10. Послідовно ввести ВСІ дані в форму (коли дані про одного клієнті внесені, у формі натиснути кнопку Створити, для внесенні нових відомостей), та отримати в таблиці:
    2
    (для збільшення зображення, натиснути на ньому ЛКМ)

  11. Зберегти зміни внесені у файл, та повідомити викладача про виконання задання
Завдання 2 Аналіз даних за допомогою фільтрів
      Робота з базою даних у Microsoft Excel може здійснюється за трьома напрямами:
        • сортування – вибудовування записів даних у потрібному порядку; відбір даних – вилучення записів даних з бази даних відповідно до деяких вимог (критеріїв);
        • аналіз даних – обробка різними засобами інформації, що знаходить- ся в базі даних або в відфільтрованих даних
      Базу даних можна сортувати:
        • за зростанням;
        • за зменшенням;
        • у логічному порядку;
        • у призначеному для користувача порядку.
      У Microsoft Excel використовується такий порядок сортування:
        • числа (від - ∞ до + ∞);
        • текст і формули;
        • значення "Брехня";
        • значення "Істина";
        • значення помилок; порожні значення.
      При використанні сортування слід мати на увазі:
        • порядок сортування даних у Microsoft Excel залежить від національних налаштувань Windows;
        • якщо необхідно впорядкувати (відсортувати) числові величини в алфавітному порядку, то потрібно перед числовими величинами поставити апостроф або відформатувати числа як текст;
        • для повернення до первісної бази даних необхідно ввести перед базою додаткове індексне поле, що містить зростаючу числову послідовність (1, 2, 3, 4, 5, ...). Тоді, виділивши клітинку у стовпці індексів і клацнувши навпроти По возрастанию, можна повернутися до первісної бази даних;
        • дата і час повинні бути введені у відповідному форматі або за допомогою функцій дати або часу, тому що для сортування таких даних Microsoft Excel використовує внутрішнє подання цих величин;
        • сортування за полями здійснюється послідовними угрупуваннями, починаючи з ключів найнижчого рівня;
      Microsoft Excel може сортувати не тільки рядки, але й стовпці.
  1. ...
  2. Зберегти зміни внесені у файл, та повідомити викладача про виконання задання

 

    Домашнє завдання:
    • ... ... ...(стор. ...))